Ota vastuu omien asiakkaiden kannattavuudesta – Henkilökohtainen kasvu 2/12


Kollegasi laskuttaa 30% enemmän, mutta sinä olet paljon kokeneempi. Kumpi on tärkeämpi työntekijä? Kumman pitäisi saada parempaa palkkaa?

Kirjoitin aikaisemmin, että jokaisen kirjanpitäjän pitäisi tietää, millaista laskutusta hänen esimiehensä häneltä odottaa. Tiedän, että monessa paikassa tilitoimiston esimies hoitaa sopimuksiin liittyvät asiat ja jakaa uudet asiakkuudet sopivalle henkilölle. Ehkä oman laskutuksen seuraaminen tuntuu sinusta ajatuksena vieraalta. Asialta, joka ei kuulu sinun työnkuvaasi. Ehkä siltä, ettei sinulla ole vaikutusmahdollisuuksia siihen. Kyllä sinä voit vaikuttaa ja kyllä sen pitäisi kuulua työnkuvaasi!

Jokaisen kirjanpitäjän pitäisi tietää:
-          Kuinka paljon omat asiakkaat maksavat palveluista kuukausittain
-          Kuinka paljon työaikaa asiakkaaseen käytetään kuukausittain

Jos asiakkaan asioiden hoitoon kuluu enemmän rahaa, kuin mitä asiakas maksaa teille, on asiakas kannattamaton ja tilanne pitäisi korjata. Monessa tilitoimistossa kannattavuuden seuraaminen on toimiston esimiehen harteilla, mutta mielestäni jokaisen kirjanpitäjän kuuluisi vastata itse asiasta omien asiakkaiden osalta. Mitä isompi toimisto ja mitä enemmän asiakkaita, sitä vaikeampi esimiehen on yksittäisten asiakkaiden asioista olla perillä. Tällöin kirjanpitäjän vastuu kasvaa.



Kirjanpitäjän palkka on tilitoimiston asiakkaisiin kohdistetuista kuluista suurin. Jotta asiakkaiden kannattavuutta voi tutkia, täytyy käytetty työaika tietää. Suurimmalla osalla tilitoimistoista työajan seuraaminen lienee kunnossa. Jossakin käytetään Exceliä, mutta asiakkaisiin käytetyn työajan ja menojen seuraamiseen on tarjolla hyviä työkaluja, mm. Koholla ja Innoxilla. Suosittelen hyödyntämään.


Ota kannattavuudesta itsellesi haaste

Jos et tiedä tarkasti omien asiakkaidesi laskutusta, pyydä esimiestäsi istumaan kanssasi alas ja käymään oman laskutuksesi läpi. Kerro hänelle, että haluat tehdä jokaisesta asiakkuudestasi kannattavan ja siksi on tärkeää, että sinä tiedät, mistä keneltäkin laskutetaan ja miten paljon. Lupaan, että hän arvostaa tätä.

Käy asiakaslistasi tarkasti läpi ja kerää Exceliin ylös tiedot jokaisen asiakkaasi osalta edellisen vuoden ajalta:
-          Kuinka paljon asiakasta on kokonaisuudessa laskutettu?
-          Kuinka paljon sinun tai muiden työaikaa on kulutettu?

Laske tuntihinta jokaisen asiakkaan osalta. Käy esimiehesi kanssa keskustelu, kuinka paljon sen pitäisi vähintään olla, jotta asiakas on kannattava.

Jos teillä laskutetaan kaikki työt tuntiperusteella, on toki helppo pitää tiettyä katetasoa yllä. Tällöin tärkeää on, tuleeko oikeasti kaikki asiakkaaseen liittyvä työ laskutettua. Jos kirjanpitoon menee kuukaudessa yksi tunti, puhelimessa toinen, papereiden järjestelyyn kolmas ja kahvitteluun papereiden tuonnin yhteydessä neljäs, kuinka monta tuntia tohdit laskuttaa?

Miten tehdään asiakkaasta kannattava?


Kannattavuuden parantaminen ei automaattisesti tarkoita sitä, että nostetaan asiakkaan hinta oikealle tasolle. Ensimmäinen keino on kirjanpidon prosessin kehittäminen. Kilpailu alalla on kovaa ja jos tuntuu siltä, että kannattamatonkin asiakas saa saman palvelun jostakin halvemmalla, on syytä miettiä omia toimintatapoja.  

Listaa kannattamattomat asiakkaat. Käy läpi yksitellen, miten heidän aineistonsa toimitetaan, miten yhteyttä pidetään ja mihin kaikkeen aika kuluu.
-Millainen kirjanpidon prosessi heillä on?
- Voisiko sähköiset palvelut tehostaa tekemistä? Kysy teidän talon tekniseltä gurulta vinkkiä.
- Voiko jonkun kannattavan asiakkaan prosessia kopioida tälle asiakkaalle?
- Miten toimisit tämän asiakkaan kanssa, jos saisit miettiä puhtaalta pöydältä?
- Paljonko aikaa silloin kuluisi?
Osa asiakkaista on jostakin syystä lipsahtanut niin kannattamattomaksi, ettei niitä toimintatapoja muuttamalla plussalle saada. Sekin on hyväksyttävä.

Laske myös jokaisen asiakkaan kohdalta, paljonko nykyisellä toimintatavalla ja siihen menevillä työtunneilla asiakkaan hinnan pitäisi olla, jotta asiakassuhde olisi kannattava.

Tee jokaisen kannattamattoman asiakkaan osalta lista toimenpiteistä, joilla muuttaisit toimintaa. Perustele ne itsellesi niin, että osaat perustella ne myös muille. Käy läpi listaa esimiehesi ja kollegoidesi kanssa. Ole avoimin mielin ottamaan vastaan vinkkejä, joilla toimintaa voisi tehostaa. 

Se vaikein osa, eli toiminta

Kun asiaan oikein paneutuu, tulee lopulta mieleen paljonkin keinoja, joilla omia kannattamattomia asiakassuhteitaan voisi tehostaa ja kehittää. Monet toimintatavat ovat muotoutuneet nykyiseen malliinsa vuosien ja jopa vuosikymmenten aikana. Osa kirjanpitäjistä ei keskustele asiakkaidensa kanssa kirjanpidon hinnasta. Joillakin kynnys tällaiseen keskusteluun on todella korkea. Se on ihan ok, eikä kaikille tämä keskustelu sovi. Jos asiakas on kannattamaton, eikä siitä ole muuta hyötyä yritykselle, olisi keskustelu kuitenkin syytä käydä. Voit pyytää esimiehesi käymään sen puolestasi, mutta suosittelen käymään niitä itse. Asiakassuhteen ja itsesi kehityksen kannalta on erittäin hyödyllistä, että olet itse siinä mukana.

Sinulla on nyt lista toimenpiteistä, joilla asiakkaan kirjanpidon prosessia pitäisi muuttaa. Sinulla on myös hinta, joka asiakkaan kirjanpidosta pitäisi nykyisellä mallilla saada, jotta se olisi kannattavaa.

 Pyydä kannattamattomat asiakkaat yksitellen keskusteluun ja pyydä esimiehesi tarvittaessa ensimmäisiin mukaan. Käy asiakkaiden kanssa tarkasti läpi, miksi nykyinen toimintatapa ei nykyisellä hinnoittelulla toimi. Kerro, miten paljon sinulta kuluu aikaa ja mihin toimiin. Mitä kaikkea kuukausittain asiakkaan eteen teet. Asiakas todennäköisesti itsekin ymmärtää, mitkä toimet kuulostavat tarpeettomilta, eikä hän ehkä ole tiennytkään sinun tekevän sellaisia.

Anna asiakkaalle ehdotus, miten sinun mielestä kirjanpidon prosessin pitäisi jatkossa toimia. Käy tarkasti läpi, mitä kummankin vastuulle jäisi, miten kommunikointi ja aineiston toimitus hoidettaisiin, sekä mitä työkaluja tulisi käyttöön. Muista kertoa, millä eri tavoin asiakkaasi tästä hyötyisi ja miten se hyödyttäisi sinun toimintaasi. Kerro myös, millä tasolla laskutuksen pitäisi tämän hetkisellä toiminnalla olla.

Anna asiakkaalle ehdotus kirjallisena. Älä pyydä vastausta heti, mutta laittakaa kalenteriin aika, jolloin käytte toiminnan ja mahdollisen hinnoittelun muutosta läpi. Mikäli asiakas ei suostu ehdotukseen ja haluaa jatkaa yhteistyötä kannattamattomalla mallilla, on syytä pohtia tarkkaan esimiehesi kanssa, onko se teille järkevää.

Oman työajan laskutus

Asiakkaiden kannattavuuden seurannan lisäksi sinun arvosi mittaamisessa vieläkin tärkeämpi mittari on, kuinka monta asiakkailta laskutettavaa tuntia sinä teet kuukaudessa? Keksitkö keinoja, miten sitä saisi kasvatettua? Kirjoitan tästä myöhemmin lisää. 

-Matti Iivarinen

Tilaa kaikki vinkit sähköpostiisi ylälaidan "Tilaa"-painikeesta.

Kommentit

Tämän blogin suosituimmat tekstit

12 konkreettista toimea, jotka tekevät sinusta paremman kirjanpitäjän

Erikoistu - Henkilökohtainen kasvu 5/12